Jak na (ne)prokleté GDPR aneb nenechte se vystrašit (2/4)

Pokračování krátkého seriálu o tom, jak si co nejlépe poradit s GDPR. První díl naleznete zde.

Tiskovky, blogy, průzkumy, newslettery, soutěže

Soustřeďte se na souhlasy. Je důležité si pamatovat, že jakmile v obsahu „pracujeme“ s reálnými lidmi, musíme si opatřit jejich souhlas, a to obzvlášť, pokud jsou tito lidé dohledatelní. Může se jednat o vítěze soutěže, známou osobnost, současného nebo bývalého zaměstnance. Souhlas může být nejen písemný, ale také ústní (video, nahrávka). Může tak nastat absurdní situace, kdy na firemní akci budete vyžadovat podpis od kolegů, že souhlasí s pořízením fotografií a jejich následným použitím například na webu. Modelová situace: „Kubo, budeme se fotit. Chceš se přidat?“ (…) „Super a ještě potřebuji souhlas, že…“
Tiskové zprávy
U tiskových zpráv předpokládáme, že jejich zaslání je oprávněným zájmem –  klient posílá informaci, kterou novinář může redakčně zpracovat. Jen v případě, že by si to novinář nepřál, je nutné jej okamžitě smazat z medialistu.
Blogy
Dalším tématem jsou blogy, kdy správce blogu poskytuje prostor pro článek. Zde je nutné specifikovat spolupráci skrze smlouvu – co, kdy, kde se bude publikovat, a to i přesto, že by se špatně dokazovala, že jsme se „nějak“ domluvili.
Průzkumy
U průzkumu opět narazíme na nutnost opatřit si souhlas se zpracováním osobních údajů. Ke všemu ale budeme potřebovat ještě souhlas, že údaje předáte třetí osobě a dále souhlas ke zveřejnění výstupů z průzkumu. Pozitivní ale je, že pokud zveřejňujeme obecný trend, který se neváže na konkrétní osobu, souhlas není potřeba.
Newslettery
Co se newsletterů týče, je nutné pamatovat na to, aby měly pro adresáta přidanou hodnotu, abychom si dokázali obhájit důvod, proč je vůbec rozesíláme. Například soutěž, akce, sleva, něco zdarma. Samozřejmě musí existovat snadný způsob, jak se odhlásit.
Soutěže na Facebooku
Ošemetnou záležitostí jsou tolik oblíbené soutěže na Facebooku, obzvláště pak fotosoutěže. Vždy potřebujeme souhlas, že soutěžící jasně chápou pravidla soutěže. U dětí si se srozumitelným popisem pravidel dejte extra záležet. Není snad nutné zdůrazňovat, že ke všemu opět potřebujete souhlas se zpracováním osobních údajů (foto, jméno). A pozor, raději se vyhněte tagování, a to obecně. Na webu nesmí chybět stránka, kde je popsáno, jak se s údaji nakládá (na ni je pak možné se odkazovat). Je klidně možné si něco podobného udělat přímo na Facebook stránce, např. v poznámkách. A nezapomeňte ani na historii příspěvků na Facebooku. Asi vás nepotěší, že souhlasy, které jste dříve potřebovali, mohou být maximálně tři roky staré. Pak zase nezbyde nic jiného, než požádat o obnovu souhlasu s užíváním osobních dat.
Fotky z fotobank a reference
Pokud pracujete s fotobankami, musíte se ujistit, že fotky jsou skutečně legální (autorská práce, zpracování osobních údajů). Je skoro lepší mít vlastní fond nebo materiály od klienta.
A na závěr… nesmíme opomenout reference. I zde platí souhlas, souhlas, souhlas.
Pokračování příště